15/12-2022: Ekstraordinær generalforsamling 15/12-2022

Der indkaldes hermed til ekstraordinær generalforsamling i Tesla Owners Denmark foreningen torsdag den 15. december 2022 kl. 20.00

Mødet bliver afholdt digitalt på Zoom.

Der åbnes for et test møde kl. 17.00, så der er mulighed for at teste at man har adgang.
Der opfordres til at man har testet Zoom i god tid og ikke gør det lige op til den ekstraordinære generalforsamling. 
Brug disse data til at teste med: https://us06web.zoom.us/j/86100670691?pwd=SlYxSXZkVGpjVGZXTVZ1OFEvZlJ2dz09
Meeting ID: 861 0067 0691 / Passcode: 508499

Agenda:

1. Valg af ordstyrer.

2. Valg af referent.

3. Oplysning om registrering af mødedeltagere.

4. Evt. spørgsmål til skrivelse fra 3 afgåede bestyrelsesmedlemmer.

5. Valg til bestyrelse:

   1. Valg af formand: Konstitueret 

   2. Valg af kasserer: Konstitueret. Henrik Thierry er villig til at genopstille

   3. Valg af sekretær: Konstitueret.

   4. Valg af bestyrelsesmedlem: Konstitueret.

   5. Valg af bestyrelsesmedlem: Konstitueret. Kim Lundberg Stegenborg Madsen stiller op. 

   6. Valg af bestyrelsessuppleant: Konstitueret

   7. Valg af bestyrelsessuppleant: Konstitueret

Baggrund:
Kasseren trak sig 10. oktober, bestyrelsen har pligt til at informere medlemmerne om dette og indkalde til en ekstraordinær generalforsamling, dette er ikke sket.
Et bestyrelsesmedlem trak sig 17. november.
Den konstituerede formand, sekretær og et bestyrelsesmedlem trak sig som bekendt 19. november, uden at indkalde til en ekstraordinær generalforsamling.
Således at bestyrelsen nu kun består af et medlem.

Medlemmerne opfordres til at deltage i både den ekstraordinære generalforsamling og til at stille op til bestyrelsen og sikre foreningens drift og fremtid, samt for at kunne stille evt. spørgsmål. Ønsker du at stille op, så send en mail til xgf2022@teslaownersdenmark.dk

Opgaver i bestyrelsen:

• Support mailboksen går på omgang en måned af gangen, spørgsmål er typisk til kontingent, køb af velkomstpakke, udmeldelse. Her hjælper alle hinanden med svar, men en har hver måned opgaven at kigge 2-3 gange om ugen, om der er kommet mails. Typisk er der mindre end 5 mails pr. uge.
• Oprette og vedligeholde en kalender for hele året med div. Aktiviteter (generalforsamling, kurser, træf (f.eks. også dem i vores klubber i EU som Tesla Owners Camper Day, Silent Ralley osv).
• Arbejde for medlemsaftaler og løbende afholde konkurrencer, få stablet eventteam og sponsorteam på benene, hvor bestyrelsen til dels er bindeled.
• Refusion af kørsel og andre udgifter nedfældes, herunder med eksempler.
• Kasser til repræsentation, både for bestyrelse, og for præsident, drøftes og besluttes. Tilsvarende for ikke nedfældede scenarier, som taxa, tog mv.
• Bringe orden i tidligere bestyrelser manglende offentliggørelse af referater for generalforsamling og regnskab.
• Tilskud til medlemmer i forbindelse med events drøftes og nedfældes, f.eks. 100,- i tilskud til broen ved deltagelse, hvis denne krydses.
• Præmier til henvisningsprogram besluttes og offentliggøres.

Det har været drøftet blandt det nuværende bestyrelsesmedlem, de to første afgåede bestyrelsesmedlemmer og præsidenten at der er behov for synlige rammer og opgaver for en kommende bestyrelse og vi er kommet frem til følgende: 

Roller i bestyrelsen:
Følgende er defineret og besluttet på bestyrelsesmøde 25. maj 2021:

​Vedr. roller har vi på mødet søgt efter definitioner for de enkelte roller og er foreløbig kommet frem til følgende:

Formanden har ansvar for:

• at sikre at foreningen lever op til sine juridiske forpligtelser.

• at indkalde rettidigt til generalforsamling.

• at være velinformeret om foreningens drift og status, herunder økonomi.

• at informere medlemmerne på korrekt vis, når der sker ændringer i bestyrelsen.

• at referater er fyldestgørende og at dagsorden på møder overholdes.

• at referater opbevares centralt og tilgængeligt for alle bestyrelsesmedlemmer.
  
  En næstformand kunne vælges på næste generalforsamling, som tager del i ovenstående opgaver.

Kassereren har ansvar for:

• at holde regnskab og betale faktura. at styre økonomi, udarbejde og følge op på budget.

• at give en kort gennemgang af økonomi siden sidste møde.

Sekretæren har ansvar for:

• at holde styr på beslutninger og aftaler, herunder korrekt gengivelse af at referater er fyldestgørende og at dagsorden på møder overholdes.

• at sikre at vedtægter overholdes, udvikles og løbende får et serviceeftersyn.

Øvrige bestyrelsesmedlemmer har ansvar for:

• mails til medlemmerne (fx en pr-ansvarlig) at arbejde for nye samarbejdsaftaler og pleje af eksisterende.

• at arbejde på nye events og evt. støtte medlemmers events.

• at arbejde for at øge medlemstilgang og pleje af eksisterende medlemmer.

• at bestille og udsende merchandise.

• at sikre at medlemmerne har indsigt i og indflydelse på foreningen.

• at give en kort gennemgang af medlemstilgang og frafald siden sidste møde.

Bestyrelsesreferat:

• Det skal tydeligt fremgå af referatet, hvad der er dagsorden på mødet og hvilke beslutninger, der er foretaget på mødet og hvilke forslag, der er forkastet.

• Alle tilstedeværende skal godkende referatet indenfor 72 timer. Det er sekretærens ansvar at disse er underskrevet og rykke for dette efter 48 timer.

• Dette referat tjener som skabelon for fremtidige referater indtil et bestyrelsesmøde modul er udviklet.

• Det er formandens ansvar at referater er fyldestgørende og opbevares centralt og tilgængeligt for alle bestyrelsesmedlemmer og at dagsorden overholdes. Er formanden fraværende overtager dirigenten ansvaret.

Kørsel:

• Der ydes kørselsgodtgørelse efter statens høje takst. Ved kørsel over broen dækkes denne også.

• Dog skal alle bestræbe sig på at kombinere foreningsaktiviter med andre gøremål, hvor foreningen således dækker halvdelen af udgifter til bro og kørsel.

Hvem kan deltage? Fuldt medlem

Pris: Gratis

Tidspunkt: 15/12-2022 kl. 20:00

Sidste frist for tilmelding: 14/12-2022